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プラスαがあなたを変える?仕事をするってこういうこと。知ってか知らずか?心がけひとつで差が出るビジネスマナー

 ビジネスマナーってなんでしょう。仕事をしていくうえでマナーが必要なのはわかっているけれど、どうしてマナーが必要なの??
身だしなみを整え、丁寧な言葉を使い、お行儀よくすることがマナー?新人のみなさんも、先輩、上司のみなさんもマナーに込められた意味を再確認してみませんか。今回は「社会人としての意識」に注目してみました。

「作業」と「仕事」の違い
「作業」と「仕事」の違い

 アルバイトと社会人の評価の違いは「作業」と「仕事」の違いです。作業は決められたことをこなし、時給分の働きをするということです。しかし、仕事は、作業に「プラスα」を加える必要があります。「プラスα」とはその人なりの工夫です。

 会社にとって働く人々は財産です。お給料以上の仕事をし、会社にプラスをもたらす人のことを「人財」といいます。一方、お給料分の仕事しかしない人のことを「人材」といい、アルバイトと何ら変わりありません。

 例えばあるところに、3人のパン職人がいました。 「あなたの仕事は何ですか?」と尋ねると、一人目の職人は「パンをこねるのが仕事です。重労働だし、朝は早いし、とてもツラい仕事です」と答えました。二人目の職人は「お客様が買いにくるパンをこねています。300個つくるように言われていますから」と。三人目の職人は「お客様に大人気のパンの生地をこねているんです。一生懸命こねると、ふわっと仕上がって、とてもおいしいってお客様からも喜ばれるんです」と笑顔で答えました。

 あなたなら、どの職人を目指しますか?

 言うまでもなく「仕事をする人」とは三番目の職人のことです。その仕事を何のために行うのかをきちんと理解し、「そのために自分ができることは何だろう?」という視点を忘れないことが大切です。

社会人に必要な5つの意識
社会人に必要な5つの意識

 仕事をしていくうえで、社会人として必要な意識があります。その意識とは次にあげる5つのもので、どれも必要不可欠なものです。

「顧客意識」
 ・お客様の期待に応えられるよう、常に意識する
 ・お客様優先の行動をする
「原価意識(コスト意識)」
 ・通信費・光熱費・水道費など、目に見えない経費の節減
 ・備品を大切に扱う・消耗品などのムダづかいを減らす
 ・勤務時間を有効に使う
「協力意識」
 ・組織の中の一員であることを意識する
 ・チームワークを大切にする
 ・社内規則・マナーを守り、規則正しく行動する
「安全意識」
 ・健康管理をする
 ・機密書類等の取扱いに注意する

「改善意識」
 ・仕事はより正しく、より効率的にできるよう心がける(+α部分)

仕事の基本Q&A

社会人としての意識が問われる仕事の基本8項目をピックアップしました。

Q1.やむを得ない理由で遅刻するとき、休むときは?

→ 始業時刻前に、必ず自分で電話を入れる。同僚ではなく直属の上司につないでもらおう。

Q2.すぐに戻るつもりで離席するときは?

→ 行き先、戻り時間を告げる。トイレなどすぐ戻る場合は知らせなくてOK。

Q3.翌日、休みや出張の場合、周囲に迷惑がかからないようにするには?

→ 不在にすることを周囲に伝えておく。やりかけの仕事を報告しておくと、いざというときに周りが対応しやすい。

Q4.約束の時間や期限に間に合わないときは?

→ わかった時点で早めに連絡し、どの程度遅れるかも伝える。時間は少し余裕をもって伝えたほうが安心。

Q5.就業時間中に自分の携帯が鳴ったときは?

→ 仕事中の私用電話、私用メールは厳禁。急用の場合は席から離れて使用する。

Q6.自分のミスでお客様が怒っているときは?

→ まず謝る、すぐに上司に状況を報告し、上司の判断を仰ぐ。お客様の言葉をさえぎって言い訳するのは逆効果!!

Q7.計画通りに仕事が進まないときは?

→ 上司(依頼者)に報告し、指示を仰ぐ。報告・相談が遅くなればなるほど問題は大きくなるので、早めの報告を!!

Q8.会社のコピー、電話、FAXを私用で使いたいときは?

→ 原則としては禁止。緊急時は上司に許可を得る。

ホウ・レン・ソウを完璧にしよう!

 会社というのは大勢の人が協力し合って仕事をしていく場です。それをまとめるためには、指示系統が必要です。その指示系統にしたがって、仕事の指示・命令が出されます。そこではじめて仕事がスタートするのです。
 社員一人ひとりがそれぞれの役割を果たして、確実に仕事をしていくためには、仕事の指示を正しく受け、わからないことは上司や先輩に相談し、必要事項を関係者に連絡しながら仕事をすすめる。そして、終了したら必ず報告する。これらを徹底して心がけましょう。

報告・連絡・相談
ビジネスマナーに込められた意味

 ここまで、社会人としての意識について述べてきましたが、例えばこんなとき、あなたならどうしますか?会社に到着するのがギリギリになりそうなとき、あなたならどうしますか?
 社会人としての正解は「とにかく会社へ連絡を入れる」です。理由は「相手に迷惑をかけないため」です。始業時間ぴったりにお客様から電話が入るかもしれない、上司が急ぎの仕事をあなたに頼みたいかもしれない。そのときに困るのはあなたではなく、お客様や一緒に仕事をしている人たちなのです。事前に相手(仕事で関わる人たち)に知らせておくということはとても大切です。
社会人には、「自分のこと」よりも「相手のこと」を考える意識が必要なのです。
ビジネスマナーにはそういった意味が込められているのです。


参考文献: かんき出版 松本昌子著 「ゼロから教えてビジネスマナー」

次回は 「仕事のルール&基本を身につけよう!」

・社会人は第一印象が勝負 ・身だしなみを整えよう ・あいさつのルールとマナー

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